OneDrive – Buenas Prácticas.

OneDrive – Buenas Prácticas.

¿Para qué puedo usar OneDrive?

• Utiliza OneDrive for Business para almacenar tus documentos en la nube. Organiza tus carpetas de manera lógica para un acceso rápido.
• Colabora en documentos en tiempo real utilizando Office Online. Varios miembros del equipo pueden editar un documento simultáneamente sin necesidad de enviar múltiples versiones por correo electrónico.
• Comparte archivos y carpetas con colegas y establece permisos para controlar quién puede ver y editar.
• Compartir Externo Seguro: Además de compartir internamente con colegas dentro de tu organización, también puedes compartir archivos y carpetas con usuarios externos, como clientes o colaboradores, estableciendo permisos y fechas de vencimiento para el acceso.
• Sincronización con Dispositivos: Utiliza la aplicación de escritorio de OneDrive para sincronizar tus archivos y carpetas con tu computadora. Esto te permite acceder a tus documentos incluso sin conexión a Internet y mantener una copia actualizada en la nube.
• Acceso Remoto: Accede a tus archivos desde cualquier lugar utilizando la aplicación móvil de OneDrive. Puedes ver, editar y compartir documentos desde tu teléfono o tablet.
• Archivado y Retención: Utiliza las funciones de retención y archivado para cumplir con los requisitos legales y de cumplimiento en la retención de datos importantes.
• Búsqueda Inteligente: OneDrive cuenta con una función de búsqueda poderosa que facilita encontrar documentos específicos utilizando palabras clave, nombres de archivo o incluso contenido dentro de los documentos.
• Escaneo de Documentos con la Aplicación Móvil: Puedes utilizar la aplicación móvil de OneDrive para escanear documentos en papel y convertirlos en archivos PDF o imágenes que se almacenan directamente en la nube.
• Integración con Otras Aplicaciones: OneDrive se integra con otras aplicaciones de Microsoft 365, lo que facilita la apertura y edición de archivos directamente desde aplicaciones como Word, Excel y PowerPoint.

¿Cómo puedo usar OneDrive para proteger mis archivos?

• Copia de Seguridad Automática: OneDrive realiza automáticamente copias de seguridad de tus archivos en la nube a medida que los modificas. Esto asegura que tus datos estén respaldados y protegidos en caso de pérdida o daño en tu dispositivo local - ¿Cómo se hace?
• Recuperación de Versiones Anteriores: Si tus archivos se ven comprometidos por ransomware u otros problemas, OneDrive te permite acceder a versiones anteriores de los documentos y restaurarlos a un estado no afectado. ¿Cómo se hace?
• Papelera de Reciclaje: OneDrive almacena los archivos eliminados en la papelera de reciclaje durante un período de tiempo, lo que proporciona una capa adicional de protección antes de que los archivos se eliminen por completo. ¿Cómo se hace?
• Detección de Ransomware y Protección: OneDrive utiliza herramientas de detección de ransomware que pueden identificar patrones de comportamiento malicioso y evitar que los archivos sean cifrados por amenazas de ransomware.
• Protección en Tiempo Real: La tecnología de seguridad integrada en OneDrive ayuda a detectar y detener actividades sospechosas en tiempo real, lo que incluye la prevención de acceso no autorizado y actividades maliciosas.
• Restauración de Masas: En el caso de un ataque de ransomware a gran escala, OneDrive for Business ofrece la capacidad de restaurar masivamente archivos y carpetas afectados a un estado no dañado en un punto anterior.
• Cumplimiento y Retención de Datos: OneDrive cumple con estándares de cumplimiento y retención de datos, lo que es especialmente importante en sectores regulados como la salud y las finanzas. 
• Control de Acceso y Permisos: Puedes establecer niveles de acceso y permisos para controlar quién puede ver, editar y compartir tus archivos. Esto reduce la posibilidad de accesos no autorizados.
• Protección contra Pérdida de Datos: OneDrive for Business incluye medidas de prevención de pérdida de datos (DLP) que pueden evitar la transferencia accidental de información confidencial fuera de la organización.

En general, OneDrive for Business proporciona una capa sólida de seguridad y protección contra la pérdida de datos y amenazas cibernéticas. Sin embargo, es importante recordar que ninguna solución es completamente infalible, por lo que es esencial complementar estas medidas con buenas prácticas de seguridad, como mantener el software actualizado, utilizar contraseñas fuertes y estar atento a las prácticas de seguridad recomendadas en línea.

¿Qué información, archivos o carpetas debería almacenar en OneDrive?

Toda información laboral que hoy tengamos solamente en nuestra computadora o teléfono que de dañarse o perderse el mismo provocaría la perdida de dicha información. 

Cada usuario con una licencia de 365 for Bussines tiene un espacio de almacenamiento en la nube de 1 TB, lo cual es en muchos casos más que la capacidad actual de almacenamiento de sus computadoras.

Por ejemplo, deberían almacenar el archivo de Outlook que se usaba antes de pasar a Exchange, dado que ese archivo contiene todos los mails hasta que se hizo el cambio en marzo del 2023 y seguramente en estos mails tienen información que desean conservar.

Planillas de trabajo, documentos y todo tipo de información que se considere relevante para sus tareas diarias.

No es recomendable utilizar el espacio para, por ejemplo, guardar música, videos o fotos personales, entre otras cosas.

Resumiendo, todos los documentos laborales deberían estar en su espacio de almacenamiento de OneDrive.

Recomendaciones:

Normalmente cuando activen la opción de backup les va a sugerir o les va a dar la opción de sincronizar las carpetas “Documentos”, “Imágenes” y “Escritorio”. Lo que deben tener en cuenta es que, sino tienen la información guardada en esas carpetas, no estarían respaldando la información. Entonces mi sugerencia es que vayan a la carpeta que ya deben tener creada de OneDrive, por ejemplo, en mi caso es Ariel, AGRONORTE SRL (debajo copio imagen) y dentro de esta carpeta copiar todos los archivos que quieran respaldar, es decir, los sacan de su ubicación original, por ejemplo, el Disco C y lo pegan en esta carpeta (pueden aprovechar y reordenar dentro de otras carpetas, pero dentro de la carpeta de OneDrive). Si tienen muchos archivos directamente en el escritorio, repiten este proceso, copiando a la carpeta de OneDrive y luego lo que hacen es generar accesos directos a estos archivos o carpetas que ya se guardan en la carpeta de OneDrive y enviarlos al escritorio. De esta forma acceden rápidamente, pero trabajan con el archivo que ya se sincroniza con el que está en la nube y se respalda.

Ejemplo: Quiero Respaldar la Carpeta DATOS AUDITORIA que se encuentra en C:\ y pasarla a la carpeta de OneDrive.

Copio la carpeta.

La copio en la Carpeta de OneDrive, en mi caso es Ariel, AGRONORTE SRL

Creo un acceso directo al escritorio para acceder más fácil.

Copiar el archivo de Outlook viejo para asegurarnos tener los mails hasta febrero del 2023.

Lo que van a hacer es localizar este archivo, copiarlo (no lo corten porque sino no les va a funcionar en el Outlook), y pegarlo en la carpeta de OneDrive. La idea es tener el archivo por si el archivo local (que no se respalda automáticamente) se daña, etc. En ese caso, copiaríamos el que tenemos guardado en OneDrive y reemplazamos el local y solucionaríamos el problema. Como se supone que no trabajamos más con esos mails no pasa nada, y en caso de trabajar sobre alguno de esos mails, por ejemplo, buscar un mail viejo y responderlo, ese mail automáticamente ya pasa a guardarse con los mails nuevos en la nube.

Los archivos de datos de Outlook (.pst) creados mediante Outlook 2013 o Outlook 2016 normalmente se guardan en el equipo en la carpeta Documentos\Archivos de Outlook. Si ha actualizado a Outlook en un equipo que ya tenía archivos de datos creados en Microsoft Office Outlook 2007 o una versión anterior, estos archivos se guardan en una ubicación diferente dentro de una carpeta oculta en unidad:\Usuarios\usuario\AppData\Local\Microsoft\Outlook.

Los archivos de datos de Outlook sin conexión (.ost) también se guardan en la unidad: \Usuarios\usuario\AppData\Local\Microsoft\Outlook. La mayoría de los datos permanecen en el servidor, pero es recomendable hacer copias de seguridad de los elementos que se guardan localmente. Por ejemplo, el calendario, los contactos, las tareas y las carpetas marcadas como solo local.

Si su equipo ya está unido al Dominio de Agronorte la ruta de acceso al archivo es:

\Usuarios o Users\su usuario, ejemplo: diazariel\AppData\Local\Microsoft\Outlook

C:\Users\diazariel\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Sino está unido al dominio aún, sería:

C:\Users\Agronorte SRL\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Normalmente el archivo va a figurar con nuestro nombre, ejemplo Diaz Ariel.ost (este es el que copiamos -no cortamos- y pegamos en la carpeta de OneDrive).

Sino ven la carpeta AppData sigan los pasos de abajo para que se muestren las carpetas ocultas.