ADMINISTRAR ARCHIVOS COMPARTIDOS CON ONEDRIVE

ADMINISTRAR ARCHIVOS COMPARTIDOS CON ONEDRIVE

Se definieron las siguientes cuentas y por lo tanto sus responsables, para alojar los archivos compartidos y administrar los permisos correspondientes a los mismos. El objetivo es en base a la política de almacenamiento en la nube de Agronorte, que el único proveedor autorizado para almacenar información en la nube sean las cuentas de OneDrive de Microsoft, en este caso asociadas a los siguientes usuarios:

Paso Nº 1: Ingresamos a OneDrive Web a través de alguna de las siguientes opciones para subir el archivo o carpeta que queremos compartir (esto lo hace el administrador de cada cuenta)

Opción Nro 2: Ingresamos a través del siguiente enlace https://onedrive.live.com/login/ y nos registramos con nuestro usuario de correo electrónico y la contraseña correspondiente.

Paso Nº 2: Subimos el archivo o Carpeta.

Es recomendable que cada Administrador cree en su OneDrive una Carpeta que se llame “Archivos Compartidos” adonde suba todos los archivos que quiere compartir con otros usuarios, archivos con los que se trabaja en su área, para de esta forma separarlos de los archivos que no quiere compartir para mantenerlo ordenado y evitar compartir algo por error.

Cargar Archivos:

Paso Nº 3: Definimos los permisos, a quién se lo queremos compartir y con qué tipo de acceso (sólo lectura o lectura y escritura)

Puedo armar grupos a los que le concedo permiso de sólo lectura y otros a los que también pueden editar los archivos. Es decisión de cada administrador, como lo configura.

Buscamos el archivo y hacemos clic en el icono que se muestra debajo.

En la ventana que se abre, hacemos clic en los 3 puntos y luego en Configuración avanzada.

Se va a abrir una nueva pestaña en el navegador. Allí hacemos clic en el botón “Conceder Permisos” y se nos va a abrir otra ventana donde vamos a ingresar los mails de los usuarios con los cuales queremos compartir el archivo.

Hacemos clic en la opción “MOSTRAR OPCIONES”.

Al hacer clic en está opción vamos a poder definir el nivel de acceso que vamos a conceder a los usuarios que hayamos cargado arriba. Definimos el nivel de permiso.

Dejamos tildado “Enviar una invitación por correo electrónico” y luego hacemos clic en el botón “Compartir”

En esta ventana vamos a poder ver todos los usuarios que tienen acceso a este archivo y con qué nivel de permiso. Desde acá podemos agregar, borrar, editar usuarios y nivel de permiso.

De esta forma nos aseguramos de que solo los usuarios configurados puedan acceder a estos archivos.

Otra forma de hacer lo mismo sería así:

Hacemos clic en icono “Compartir” remarcada abajo

Hacemos clic en el icono “Configuración de uso compartido” que se muestra debajo.

Seleccionamos la opción “Personas que elija” para ingresar de forma manual los mails específicos de quienes quiero que tengan acceso. Esto permitirá que solo esos usuarios accedan al archivo. Aquí también puedo elegir el modo de acceso al archivo, muestra 2 opciones “Puede Editar” o “Puede Ver”, está ultima no le permite al usuario que recibe la invitación hacer cambios en el archivo.

Al darle aplicar me va a llevar a la ventana donde voy a poder ingresar los usuarios con quienes quiero compartir el archivo. NO usemos la opción compartir vinculo, porque está opción es menos segura, ya que quien tenga el vinculo podría acceder al archivo. Cargamos los usuarios que queremos compartir y le damos a enviar.

Dado que la configuración del modo de acceso es para todos los usuarios que voy seteando, es conveniente hacerlo por grupos, es decir, si a un grupo le quiero dar acceso de lectura y escritura, configuro este grupo y luego repito el proceso, pero con los usuarios a los que solo le quiero dar acceso de lectura.

Paso Nº 4: El usuario recibe el mail y abre el archivo. El mismo se abre por defecto en el navegador web

Los usuarios asignados van a recibir un mail informando que fueron invitados a acceder al archivo, un mail como este:

Al hacer clic en el botón “Abrir” va a abrir el archivo en el navegador

Paso Nº 5: Sino tenemos creada, creamos la carpeta “Archivos Compartidos” en los favoritos del navegador. Si queremos segmentar podemos dentro de esta carpeta nueva que creamos, crear carpetas por área para diferenciarlos.

El objetivo es organizar la información de la mejor manera posible para agilizar su acceso. Hacemos clic en los 3 puntos como se muestran en la imagen, luego en “Favoritos” y en “Administrador de Favoritos”

Hacemos clic en los 3 puntos nuevamente.

Hacemos clic en la opción “Agregar carpeta nueva”.

Los ponemos el nombre Archivos Compartidos y hacemos clic en Guardar.

Si quisiéramos separar por áreas, por ejemplo, Repuestos, Servicio, etc. Ingresamos a la carpeta que creamos en los favoritos y una vez dentro repetimos este paso de hacer clic en los 3 puntos y agregar carpeta, etc.

Paso Nº 6: Agregamos a favoritos el archivo compartido que es un link.

Hacemos clic en la Estrella para agregar el archivo a Favoritos.

Nos va a sugerir el nombre el archivo, si queremos dejamos ese por defecto y en Carpeta buscamos la que habíamos creado “Archivos Compartidos” y hacemos clic en “Listo”.

De está forma vamos a poder acceder y si tenemos el permiso ver y editar en tiempo real el archivo junto al resto de los usuarios configurados.